Tata Ruang Kantor

Ruang kantor adalah salah satu tempat paling penting yang digunakan untuk melakukan aktivitas kerja. Perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini pun menuntut penerapan tata ruang kantor yang tepat untuk dapat meningkatkan produktivitas kerja.

Sebelum memasuki pembahasan lebih lanjut, apa saja ya pengertian dari tata ruang kantor itu?

Pengertian tata ruang kantor

Pengertian tata ruang kantor banyak didefinisikan oleh para pakar yang berkaitan di bidangnya. Salah satunya adalah George R Terry yang menjabarkan pengertian tata ruang kantor di dalam bukunya yang berjudul ‘Office Management and Control’ tahun 1958.

Pengertian tata ruang kantor tersebut adalah “office layout in the determination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the office work within reasonable cost.”

Pengertian ini artinya adalah bahwa tata ruang kantor merupakan penentuan tentang kebutuhan – kebutuhan ruang dan tentang menggunaannya secara terperinci dari ruangan tersebut untuk dapat menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor – faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

Tata Ruang Kantor

Salah satu factor penting yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan tata usaha adalah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik – baiknya. Penyusunan alat – alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai di sebut tata ruang perkantoran.

Tata ruang yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada prinsipnya impelementasi tata ruang yang baik akan diperoleh keuntungan – keuntungan sebagai berikut :

·         Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar – mandir yang sebetulnya tidak perlu.

·         Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

·         Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatuluas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak – banyaknya.

·         Mencegah pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.

Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat – syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuannya adalah :

·         Pekerjaan dikantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.

·         Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancer.

·         Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan

·         Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat dipelihara

·         Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan

·         Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut.

·         Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu – waktu diperlukan

Menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standing ford ahli perkantoran Inggris menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor ialah :

·         Persyaratan perundang – undangan dipenuhi

·         Ruang dimanfaatkan semaksimal mungkin Pelayanan tersedia sepanjang diperlukan : tenaga listrik, telepon, air, dll

·         Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang

·         Pengawasan dapat melihat para petugas bekerja

·         Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara

·         Komunikasi dan arus kerja diperlancar

·         Lalu lalang juru tata usaha diantara meja – meja dan lemari arsip dipermudah

·         Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian harap dipisahkan

·         Saling mengganggu diantara para pegawai harus dihindari

·         Kebebasan diri dan keamanan sangat diperlukan

a)      Asas – asas Tata Ruang kantor

Ada 4 asas pokok tata ruang kantor:

·         Asas mengenai jarak terpendek

Dengan tidak mengabaikan hal – hal khusus, suatu tata ruang yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek mungkin. Dalam hal ini garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat – alat. Asas ini dijalankan sejauh mungkin.

·         Asas mengenai rangkaian kerja

Tata ruang yang baik adalah yang menempatkan para pegawai dan alat – alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan – urutan peyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek

·         Asas mengenai penggunaan segenap ruang

Tata ruang yang baik adalah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun ke bawah. Jadi, sedapat mungkin tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai

·         Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

Tata ruang yang baik adalah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar. Demikian lah beberapa pedoman yang harus dijadikan pedoman apabila hendak menyusun tempat kerja yang baik untuk kerja perkantoran baik perusahaan maupun lembaga pendidikan.

Macam – macam Tata Ruang Kantor

Pada dasarnya, dikenal empat macam tata ruang, yaitu :

1. Tata ruang berkamar (Cubcile Type Offfice)

Adalah ruang untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar.

2. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan Office)

Adalah ruang besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja sama-sama di ruangan termaksud tanpa dipisah oleh penyekat.

3. Tata ruang kantor berhias atau berpanorama/bertaman (Land Scaped Offices)

Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorsi, dan lainnya. Bentuk ruangan kanntor behias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemanadangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan, dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tat ruang kantor terbuka, dan tata ruang kantor berhias.

TATA RUANG PERKANTORAN

1.    I.       Perancangan Tata Ruang

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut jugaLayout. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

1.    Menurut George Terry yang dimaksud pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).

2.    Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

1.    Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

2.    Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3.    Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang  sebanyak-banyaknya.

4.    Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran,ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tataruang kantor yang baik. tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu adalah :

a)  Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaanya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.

b)  Rangkaian aktivitas tatausaha dapat mengalir secara lancer.

c)  Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.

d)  Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara.

e)  Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.

f)   Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu.

g)  Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.

Dua ahli dari Inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa tujuan penyusunan tataruang yang baik bagi kantor ialah :

1.    Legal requirements to be fulfills ( persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi).

2.    Space to be used to the greatest advantage (ruang dipergunakan sampai manfaat ayng terbesar).

3.    Services to be available where needed: power,telephone,etc ( pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan: tenaga,listrik,telepon,dan lain-lain).

4.    Good working conditions to be provided for everyone (persyaran kerja yang baik disediakan bagi setiap orang ).

5.    Supervision to be able to see the staff at work ( pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja).

6.    Sense of belonging and loyalty to the working group fostered ( rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara).

7.    Movement of clerks between desks and filling are made easy ( komunikasi dan arus kerja diperlancar).

8.    Noisy and distracting operation segregated ( lalu lalang para juru tatausaha di antara meja-meja dan lemari-lemari arsip dipermudah ).

9.    Mutual interference between clerks avoided ( pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan )

10.Privacy and security provided where necessary ( kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu).

Richard Muther merumuskan ada 6 asas pokok tataruang yang terbaik. Walaupan asas – asas itu diperuntukkan bagi tempat keja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dalam penyesuaian seperlunya dapatlah beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tataruang perkantoran. Beberapa asas itu ialah :

1.    Asas mengenai jarak terpendek. Dengan tidak mengabaikan hal – hal yang khusus,suatu tatauruang yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang terpendek – pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek.

2.    Asas mengenai rangkaian kerja. Suatu  tataruang yang terbaik adalah yang menempatkan para pegawai dan alat – alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut – urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai kalau para pekerja atau alat – alat yang ditaruh berderet – deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya., tidak ada gerak mundur atau menyilang. Bentuknya dapat berupa garis bersiku – siku atau lingkaran ataupun berwujud huruf L atau U.

3.    Asas mengenai penggunaan segenap ruang. Suatu tataruang yang terbaik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja ( ruang datar ), melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun ke bawah.

4.    Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. suatu tataruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.

Sebagai langkah pertama dalam merencanakan tataruang kantor,hendaknya diketahui hubungan satuan yang melaksanakan tatausaha itu dengan satuan – satuan lainnya. Demikian pula hendaknya diperhatikan sifat pekerjaan itu. Ini perlu untuk menentukan letak yang tepat bagi satuan itu. Untuk menentukan letak itu ada beberapa pedoman sebagai berikut :

1.    Satuan – satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani public hendaknya ditaruh di tempat yang mudah didatangi orang – orang luar itu tanpa mengganggu satuan – satuan lainnya. Tempat yang mudah didatangi itu biasanya di ruang terdepan gedung yang bersangkutan. Atau buatkan lah papan penujuk yang membawa public terhadap pegawai.

2.    Satuan – satuan yang pekerjaanya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokkan pada 1 tempat. Terutama pada gedung yang bertingkat – tingkat penempatan pada lantai yang sama harus dilakukan. Bagi public hal ini juga merupakan pelayanan yang baik, karena tak usah mondar – mandir atau naik – turun tangga kalau harus pergi dari 1 bagian ke bagian lain.

3.    Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi itu hendaknya diberi tempat di tengah – tengah, sehingga satuan – satuan lainnya dapat mudah menghubunginya.

4.    Satuan yang tugas pekerjaannya bersifat sangat gaduh,misalnya sebuah percetakan hendaknya dijauhkan dari satuan – satuan yang banyak menjalankan pekerjaan otak, misalnya bagian perencanaan.

1.    Kelebihan dan kekurangan

Menurut Quible (2001), beberapa kelebihan konsep ini antara lain :

1.    biaya perubahan layout sangat murah dibandingkan konsep konvensional.

2.    biaya instalasi pertama lebih murah dibandingkan konsep konvensional.

3.    pengurangan jumlah dinding permanent dan kantor private meningkatkan penggunaan ruang yang tersedia.

4.    meningkatkan produktivitas melalui efisiensi arus kerja, meningkatkan komunikasi, meningkatkan moral, keterlibatan emosional pegawai, serta meningkatkan kenyamanan mereka.

5.    menghemat energi

C. Kelemahannya konsep ini antara lain :

1.    Kurang tersedianya privasi dalam ruang kantor

2.    Ketidaksesuaian dengan struktur organisasi yang birokratis atau kultur budaya yang cenderung otokratis

3.    Kurang efektif bagi pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, seperti departemen administrasi keuangan.